この記事は、主にオンラインミーティングを実施したい方向けに記載しています。
ここではGoogle Meetというアプリを使った説明を行いますが、ツールの部分をZoomやSkype、Teams、Webex、Discodeなどに置き換えても、大きな流れは変わらないと思います。
※リハーサルすると操作性は違ったりしますので、そこは各自で補正してください。
■用語
基本的なWEB用語は各自でお調べください。
会議室：オンラインで開催するミーティングを行う場です。１つのURLにみんなが集まることで、オンラインミーティングを行えます。
主催者：オンラインミーティングを開催する人です。
参加者：オンラインミーティングに参加する人です。
■前提条件
【スマホの場合】
スマホの場合は、通常はマイクもスピーカーもカメラもついているため、プラスアルファでの準備は不要です。
【パソコンの場合】
パソコンの場合は、外部機器（マイク、スピーカー、カメラ）を用意する必要がありえます。
ノートパソコンの場合は、最初からマイク、スピーカー、カメラが内蔵されていることもありますので確認の上、外部機器がない場合は購入してください。
なお、音声通話のみを行いたい場合はカメラは用意する必要はありません。
■主催者の準備
主催者は、パソコンなりスマホなりにGoogle Meetをインストールします。
インストール方法は、色々なサイトで説明されているので、なんとかインストールしてください。
https://support.google.com/meet/answer/9302870?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja
■主催者のリハーサル
リハーサルの相手となる人を探します。手間取ったり、時間がかかったりするので、気心の知れた相手が良いでしょう。
なお、相手も上記の「前提条件」に該当する人である必要があります。
（できれば、Meetをインストールしていない相手が良いです）
主催者がMeetを起動し、「新しい会議」をクリックします。
「ユーザーの追加」のウィンドウが開くので「共有」をクリックします。
Lineなどいろいろな共有方法が可能ですが、「コピー」がおすすめです。
「コピー」をするとクリップボードに入りますので、メールなりLineなりで「貼り付け」を行って、参加者に通知を行ってください。
参加者がURLをクリックすると、Meetがインストールされていない場合、インストールをうながされます。
インストール後、自動的に会議室に入室します。
これで、オンラインミーティングが実施できるようになります。
ここで、音声による通話がお互いにできること、画像による動画配信がお互いにできることを確認します。
また、マイクのON・OFF、カメラのON・OFFの方法も確認しておいてください。
ここまでで、基本的な利用方法は理解・実践できるようになったかと思います。
■参加者の環境の確認
参加者の環境は、次の２点の確認が必要となります。
１．機器環境の有無
上記の「前提条件」に該当する環境があるかどうかを確認します。
１－１．スマホを持っているか？
１－２．パソコンを持っていて、マイクとスピーカーがあるか？
※画面共有などカメラが必須であれば、カメラの有無も確認して下さい。
２．通信環境の確認
参加者全員が、通信量無制限のWifiの契約であればよいのですが、環境によっては、通話すればするほど課金されたり、月額上限を超えると追加費用が発生したり、速度制限がかかったりします。
参加者の環境によっては、お金が発生する可能性があるため、それでもオンラインミーティングに参加するかを確認する必要があります。
判断してもらうため、何分くらいのオンラインミーティングを想定しているかを事前に伝えましょう。
設問は次の３点となります。
２－１．通信量無制限のWifi・有線があるか？
２－２．通信量に制限のあるWifi・有線だが、参加するか？
２－３．Wifiはないが、4G・5G通信で参加するか？
マイクがない、通信料金が発生するなど、環境によっては、オンラインミーティングへの参加が難しい参加者が出てくることがあります。
全員が参加しないといけない場合は、環境のない人だけ、環境のある人のところに移動するなど、工夫が必要になります。
全員が参加する必要がない場合は、環境のない人には、結果をメールするなどの対応ができるかと思います。
■参加者とのリハーサル
参加者の環境が十分であっても、いきなり本番のオンラインミーティングを開催すると、次のトラブルが発生する可能性があります。
・インストールに時間がかかって、時間通りに開始できない。
・声が聞こえない。（スピーカーが認識されない。壊れている）
・声が伝わらない。（マイクが認識されない。壊れている）
本番でトラブルが起きた場合、せっかく時間を空けて集まってもらったのに、トラブルが解決するまで、多くの人に無駄な待ち時間が生じてしまいます。
そのため、事前にすべての参加者とリハーサルされることをお勧めします。
リハーサルの方法は「主催者のリハーサル」の通りです。マイクのON・OFFなどの基本的な操作も確認していただくのが良いです。
■オンラインミーティングの実施
リハーサルも行っているため、後はリハーサル通りに進めるだけなのですが、少し注意点があります。
・リハーサルと本番でURLが変わることを伝える。
会議のURLは、主催者が会議室を開催してから抜けるまでの間有効になるため、基本的にリハーサルと本番で同じURLになることはありません。
参加者がその点を理解していないと、本番ミーティング時にリハーサルのURLで接続してくる可能性があります。
・自分が話すときにマイクをONにして、話さない時はマイクをOFFにしてもらう。
オンラインミーティングツールでは、みんなが同時に話すのには向いていません。
同時に話を始めると、システム的に会話の一部が切り捨てられてしまい、とぎれとぎれの会話となってしまいます。
少人数のミーティングであれば、常にマイクONでも良いのですが、話をしなくても、周囲の雑音をひろってしまい、話している人の会話情報が切り捨てられてしまう可能性があります。
人数が多ければ多いほど、話さない人はマイクをOFFにすることをお勧めします。
■最後に
主催者は、リハーサルや確認などやることは多いですが、一度オンラインミーティングが実施できると、同じ参加者であれば、２回目以降はミーティングの時間帯とURLを伝えるだけで開催できるようになります。
また、遠方にいる方とのやり取りの場合、お互いに移動による時間・費用がかからなくなるなどのメリットもあります。
ボーイスカウトの活動だけでなく、実家とのやり取り、ビジネスでのやり取りなど幅が広がることもありますので、是非、オンラインミーティングに挑戦していただければと思います。
質問などあれば、私の連絡先をご存じの方限定となってしまいますが、ご連絡いただければ、回答しようと考えています。
ボーイスカウト札幌２２団 カブ隊隊長
